System monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów obejmuje wybrane grupy ładunków objętych obowiązkiem monitorowania. W przypadku krajowej dostawy obowiązki rozkładają się między podmiot wysyłający, przewoźnika oraz podmiot odbierający, a każda ze stron odpowiada za własną część procedury. Podmiot wysyłający rozpoczyna zgłoszenie, ponieważ to on przekazuje dane o towarze i uzyskuje numer referencyjny, który następnie przekazuje przewoźnikowi. Przewóz towaru objętego monitorowaniem z naruszeniem obowiązków SENT może skutkować odpowiedzialnością właściwej strony. Zgłoszenia dokonuje się elektronicznie na platformie usług elektronicznych skarbowo-celnych, po uzyskaniu odpowiednich uprawnień. Poniżej wyjaśniamy, jakie obowiązki spoczywają na poszczególnych uczestnikach przewozu i jak przebiega cała procedura.
Spis treści
Czym jest system SENT?
System SENT to elektroniczny rejestr zgłoszeń przewozu, prowadzony na podstawie ustawy o systemie monitorowania drogowego i kolejowego przewozu towarów oraz obrotu paliwami opałowymi. Jego celem jest przeciwdziałanie nadużyciom związanym z przewozem i obrotem określonymi towarami. Rejestr gromadzi dane zawarte w zgłoszeniach, ich uzupełnieniach i aktualizacjach, a także dane geolokalizacyjne przekazywane w związku z monitorowanym przewozem. SENT oznacza System Elektronicznego Nadzoru Transportu, a w praktyce skrót ten funkcjonuje jako określenie całej procedury zgłoszeniowej. Kontrolę przewozów objętych SENT mogą prowadzić funkcjonariusze Służby Celno-Skarbowej, Policji i Straży Granicznej oraz inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego.
Jaki towar może zostać objęty systemem monitorowania SENT?
Wykaz towarów objętych systemem obejmuje między innymi określone paliwa, oleje i preparaty smarowe, produkty zawierające alkohol, susz tytoniowy, wybrane odpady i oleje roślinne, a także inne grupy towarów wskazane w przepisach. Warunki objęcia przewozu systemem zależą od rodzaju towaru oraz jego klasyfikacji. Dla wielu produktów stosowany jest próg 500 kg masy brutto lub 500 litrów objętości, ale przepisy przewidują również inne limity i przypadki, w których zasady są odmienne. Dla części towarów występują także wyłączenia związane z wielkością opakowań jednostkowych, przy czym ich wartości zależą od konkretnego produktu. Przynależność do wykazu ustala się przede wszystkim na podstawie kodu CN, dlatego przed pierwszą wysyłką warto zweryfikować klasyfikację towaru. SENT obejmuje przewozy rozpoczynające się w kraju, kończące się w kraju oraz przebiegające tranzytem przez terytorium Polski, ale obowiązek dokonania zgłoszenia przypada w tych przypadkach różnym uczestnikom przewozu.
Role podmiotów i obsługa zgłoszeń przewozowych
W przypadku krajowej dostawy podmiot wysyłający jako pierwszy przekazuje zgłoszenie do rejestru SENT. Do jego obowiązków należy podanie wymaganych danych dotyczących między innymi podmiotu wysyłającego i odbiorcy, przewożonego towaru, miejsca załadunku oraz planowanej daty rozpoczęcia przewozu. Po wysłaniu zgłoszenia system nadaje numer referencyjny, który podmiot wysyłający przekazuje przewoźnikowi. Przewoźnik uzupełnia zgłoszenie między innymi o dane środka transportu i urządzenia geolokalizacyjnego, datę rozpoczęcia oraz dane dotyczące miejsca zakończenia przewozu i dokumentu przewozowego. Podmiot odbierający uzupełnia zgłoszenie o informację o odbiorze towaru i wymagane dane dotyczące dostawy. Przy większej liczbie przewozów pomocna może być obsługa zgłoszeń SENT w systemie, który automatycznie pobiera zgłoszenia z PUESC, waliduje dane i pozwala kontrolować ich statusy w jednym panelu. Takie rozwiązanie może ograniczyć ręczne przepisywanie informacji oraz ułatwić pilnowanie zgłoszeń wymagających uzupełnienia lub zamknięcia.
Rejestracja na PUESC i dostęp do rejestru SENT
Zgłoszeń dokonuje się przez platformę usług elektronicznych skarbowo-celnych, czyli PUESC, dlatego pierwszym krokiem jest założenie konta i uzyskanie odpowiedniego zakresu uprawnień. Firma korzystająca z SENT musi być zarejestrowana na PUESC w obszarze monitorowania przewozu. Osoba działająca w jej imieniu powinna być odpowiednio powiązana z firmą jako reprezentant i posiadać uprawnienia pozwalające na wykonywanie właściwych czynności. Zgłoszeń może dokonywać przedsiębiorca albo upoważniona osoba działająca w jego imieniu, na przykład pracownik lub zewnętrzny usługodawca. Formalności warto więc dopełnić przed pierwszą planowaną wysyłką, a nie dopiero w dniu załadunku. Wybrane czynności związane z SENT można wykonywać także za pomocą dedykowanych aplikacji, na przykład potwierdzać dostawę lub przekazywać dane geolokalizacyjne.
Jak zgłosić przewóz towaru w systemie SENT?
Formularz zgłoszenia przewozu wypełnia się na platformie PUESC, wybierając rodzaj zgłoszenia odpowiadający kierunkowi i charakterowi przewozu. Podmiot wysyłający podaje wymagane dane dotyczące siebie i odbiorcy, przewożonego towaru, miejsca załadunku oraz planowanej daty rozpoczęcia przewozu. Szczegółowy zakres informacji zależy od rodzaju przewozu i towaru. Po przesłaniu zgłoszenia system generuje numer referencyjny, który należy przekazać przewoźnikowi. Numer referencyjny jest ważny przez 10 dni od dnia jego nadania, a po upływie tego okresu automatycznie wygasa.
Obsługa zgłoszeń w systemie SENT i monitorowanie transportu
Dane wprowadzone do rejestru mogą wymagać uzupełnienia lub aktualizacji na kolejnych etapach przewozu. Jeżeli informacje objęte zgłoszeniem ulegają zmianie, właściwy uczestnik przewozu powinien zaktualizować je zgodnie z zasadami SENT. Przewoźnik odpowiada za aktualność danych należących do jego zakresu, między innymi dotyczących środka transportu. Podmiot odbierający w przypadku krajowej dostawy uzupełnia zgłoszenie o informację o odbiorze towaru nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu dostarczenia. Szczególne zasady dotyczą paliw opałowych, których odbiór potwierdza się w dniu dostarczenia. Niewykonanie obowiązków związanych z uzupełnieniem lub aktualizacją zgłoszenia może prowadzić do konsekwencji przewidzianych w przepisach. Przy przewozach realizowanych cyklicznie do tego samego odbiorcy warto więc wprowadzić wewnętrzną procedurę przypominającą o obsłudze każdej dostawy.
Organizacja obsługi zgłoszeń w firmie
Ryzyko błędu rośnie, gdy odpowiedzialność za SENT jest rozproszona między osoby zajmujące się zgłoszeniami przy okazji innych zadań. Dlatego przy dużej liczbie przewozów warto wskazać osoby odpowiedzialne za obsługę rejestru albo powierzyć określone czynności upoważnionemu podmiotowi. Pomocne jest prowadzenie wewnętrznej ewidencji numerów referencyjnych powiązanych z dokumentami dotyczącymi przewozu, ponieważ ułatwia to kontrolowanie statusu poszczególnych zgłoszeń. Automatyczne powiadomienia dla uczestników procesu mogą dodatkowo ograniczyć ryzyko przeoczenia czynności wymagających wykonania w określonym terminie. Warto też przewidzieć sposób postępowania na wypadek niedostępności rejestru SENT. Przepisy przewidują w takiej sytuacji procedurę awaryjną wykorzystującą dokument zastępujący zgłoszenie, dlatego sama awaria systemu nie oznacza automatycznie konieczności rezygnacji z przewozu. Zakres towarów objętych monitorowaniem i szczegółowe zasady SENT mogą być zmieniane, dlatego przed rozpoczęciem przewozu warto sprawdzić aktualne wymagania dotyczące konkretnego towaru i rodzaju transakcji.
